Εγχειρίδιο Τιμολόγησης - Νέα Έκδοση Πελατολογίου
Περιεχόμενα
- Εισαγωγή
- Είσοδος στο Σύστημα Τιμολόγησης
- Επισκόπηση Πελατολογίου
- Αναζήτηση και Φιλτράρισμα Αποστολών
- Διαδικασία Τιμολόγησης
- Στοιχεία Τιμολογίου
- Ολοκλήρωση Τιμολόγησης
- Συχνές Ερωτήσεις
Εισαγωγή
Το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει αναλυτικά τη διαδικασία τιμολόγησης στη νέα έκδοση του συστήματος πελατολογίου. Το σύστημα λειτουργεί σε δοκιμαστικό στάδιο, επομένως συνιστάται να επικοινωνείτε με το τμήμα μηχανογράφησης πριν προβείτε σε οποιαδήποτε ενέργεια.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Η εφαρμογή βρίσκεται σε δοκιμαστικό στάδιο. Επικοινωνήστε με την μηχανογράφηση πριν κάνετε οποιαδήποτε ενέργεια.
Είσοδος στο Σύστημα Τιμολόγησης
- Από την αρχική σελίδα, επιλέξτε "Νέο πελατολόγιο (δοκιμαστικό)"
- Το σύστημα θα εμφανίσει την αρχική οθόνη του πελατολογίου με την κόκκινη προειδοποίηση στο πάνω μέρος
Επισκόπηση Πελατολογίου
Στο πελατολόγιο έχετε πρόσβαση στις ακόλουθες καρτέλες:
- Καρτέλα Αποστολών: Προβολή όλων των αποστολών
- Καρτέλα Πελάτη: Προβολή και διαχείριση στοιχείων πελατών
- Τιμοκατάλογος: Διαχείριση τιμών υπηρεσιών
- Λογιστικές Κινήσεις: Προβολή οικονομικών συναλλαγών
- Υπηρεσίες: Διαχείριση διαθέσιμων υπηρεσιών
Αναζήτηση και Φιλτράρισμα Αποστολών
Για να εντοπίσετε τις αποστολές που χρειάζονται τιμολόγηση:
- Αναπτύξτε την ενότητα "Φίλτρα" (αν είναι συμπτυγμένη)
- Συμπληρώστε τα φίλτρα αναζήτησης:
- Ημερομηνία Καταχώρησης: Εισάγετε το επιθυμητό διάστημα (προαιρετικό)
- Ημερομηνία Παραλαβής: Εισάγετε το επιθυμητό διάστημα (σημαντικό για τιμολόγηση)
- Ημερομηνία Παράδοσης: Εισάγετε το επιθυμητό διάστημα (προαιρετικό)
- Κατάσταση: Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε "Μη τιμολογημένες" για να δείτε μόνο τις αποστολές που χρειάζονται τιμολόγηση
- Πατήστε "Αναζήτηση" για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα
Διαδικασία Τιμολόγησης
Για να προχωρήσετε σε τιμολόγηση:
- Από τη λίστα αποστολών που εμφανίζεται, επιλέξτε τις αποστολές που θέλετε να τιμολογήσετε τσεκάροντας το κουτάκι στα αριστερά κάθε εγγραφής
- Αφού επιλέξετε τις αποστολές, πατήστε το κουμπί "Τιμολόγηση Πελάτη" στο πάνω μέρος της λίστας
- Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Τιμολόγηση Πελάτη" με το όνομα του πελάτη
Στοιχεία Τιμολογίου
Στην οθόνη τιμολόγησης ελέγξτε ή συμπληρώστε:
Αριστερό Τμήμα (Στοιχεία Πελάτη):
- Επιλογή Εταιρείας Πελάτη για Τιμολόγηση: Επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα
- Αν δεν υπάρχουν ενεργές διευθύνσεις, θα εμφανιστεί προειδοποίηση
- Όνομα Εταιρείας: Επιβεβαιώστε
- Επάγγελμα: Επιβεβαιώστε
- Διεύθυνση, Πόλη, ΤΚ: Επιβεβαιώστε
- ΑΦΜ: Επιβεβαιώστε
- ΔΟΥ: Επιβεβαιώστε
- Τηλέφωνο: Επιβεβαιώστε
Δεξί Τμήμα (Επιλογές Τιμολόγησης):
- Ημερομηνία Έκδοσης: Επιλέξτε την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου
- Ημερομηνία Λήξης: Επιλέξτε την ημερομηνία λήξης του τιμολογίου
- Τρόπος Πληρωμής: Επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα (π.χ. ΜΕΤΡΗΤΑ)
- Σημειώσεις: Προσθέστε τυχόν σημειώσεις που θέλετε να εμφανίζονται στο τιμολόγιο
Γραμμές Τιμολόγησης:
- Περιγραφή: Επιβεβαιώστε την περιγραφή της υπηρεσίας (π.χ. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΑΣ)
- Καθαρή Αξία: Το σύστημα εμφανίζει αυτόματα την καθαρή αξία των επιλεγμένων αποστολών
- Έκπτωση: Συμπληρώστε τυχόν έκπτωση (Στην καθαρή αξία, δεν εμφανίζεται στο τιμολόγιο!)
- Κλάση ΦΠΑ: Επιβεβαιώστε την κλάση ΦΠΑ (προεπιλογή: 24%)
- ΦΠΑ: Εμφανίζεται αυτόματα με βάση την καθαρή αξία και την κλάση ΦΠΑ
- Συνολική Αξία: Εμφανίζεται αυτόματα το τελικό ποσό με ΦΠΑ
Ολοκλήρωση Τιμολόγησης
- Ελέγξτε τα "Πληροφορίες Αποστολών" στο κάτω μέρος της οθόνης:
- Αριθμός Αποστολών: Επιβεβαιώστε τον αριθμό των επιλεγμένων αποστολών
- Αρχικό Κόστος: Επιβεβαιώστε το αρχικό κόστος (προ ΦΠΑ)
- Ελέγξτε το "Σύνολο Τιμολόγησης":
- Αρχική Αξία: Η συνολική αξία προ εκπτώσεων
- Έκπτωση: Το ποσό της έκπτωσης
- Μερικό Σύνολο: Η αξία μετά την έκπτωση
- Σύνολο ΦΠΑ: Το ποσό του ΦΠΑ
- Σύνολο: Το τελικό ποσό με ΦΠΑ
- Για ολοκλήρωση:
- Πατήστε "Ακύρωση" για να ακυρώσετε την τιμολόγηση
- Πατήστε "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε και να εκδώσετε το τιμολόγιο
Διαχείριση Εταιρειών και Διευθύνσεων Πελάτη
Για την ορθή τιμολόγηση, είναι απαραίτητη η σωστή διαχείριση των εταιρειών και των διευθύνσεων του πελάτη. Το σύστημα επιτρέπει την προσθήκη πολλαπλών εταιρειών για κάθε πελάτη, καθώς και διευθύνσεων για κάθε εταιρεία.
Διαχείριση Εταιρειών
Για να διαχειριστείτε τις εταιρείες ενός πελάτη:
- Από τη λίστα πελατών, επιλέξτε τον πελάτη και μεταβείτε στην καρτέλα "Καρτέλα Πελάτη"
- Στο δεξί μέρος της οθόνης, θα δείτε τη λίστα με τις εταιρείες του πελάτη
- Προσθήκη Νέας Εταιρείας:
- Πατήστε το κουμπί "+ Προσθήκη Στοιχείων Εταιρείας" στο πάνω μέρος της λίστας
- Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία:
- Επωνυμία
- Δραστηριότητα
- ΑΦΜ
- ΔΟΥ
- Τηλέφωνο
- Επιλέξτε αν θέλετε η εταιρεία να είναι ενεργή (τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτάκι)
- Επιλέξτε αν θέλετε να είναι προεπιλεγμένη εταιρεία (ενεργοποιώντας τον διακόπτη)
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές
- Απενεργοποίηση Εταιρείας:
- Για να απενεργοποιήσετε μια εταιρεία, αποεπιλέξτε το κουτάκι "Ενεργό" στη γραμμή της αντίστοιχης εταιρείας
- Οι απενεργοποιημένες εταιρείες δεν θα εμφανίζονται στις επιλογές κατά τη διαδικασία τιμολόγησης
- Αλλαγή Προεπιλεγμένης Εταιρείας:
- Ενεργοποιήστε τον διακόπτη "Προεπιλεγμένη Εταιρεία" στη γραμμή της επιθυμητής εταιρείας
- Μόνο μία εταιρεία μπορεί να είναι προεπιλεγμένη κάθε φορά
Διαχείριση Διευθύνσεων
Για κάθε εταιρεία, μπορείτε να διαχειριστείτε πολλαπλές διευθύνσεις:
- Φιλτράρετε τις διευθύνσεις επιλέγοντας την εταιρεία από το πεδίο "Φίλτρα > Εταιρεία"
- Προσθήκη Νέας Διεύθυνσης:
- Πατήστε το κουμπί "+ Προσθήκη Διεύθυνσης" στο κάτω μέρος της λίστας διευθύνσεων
- Συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία:
- Διεύθυνση (οδός και αριθμός)
- Περιοχή
- ΤΚ
- Εταιρεία στην οποία ανήκει η διεύθυνση
- Επιλέξτε αν θέλετε η διεύθυνση να είναι ενεργή (τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτάκι)
- Επιλέξτε αν θέλετε να είναι προεπιλεγμένη διεύθυνση (ενεργοποιώντας τον διακόπτη)
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές
- Απενεργοποίηση Διεύθυνσης:
- Για να απενεργοποιήσετε μια διεύθυνση, αποεπιλέξτε το κουτάκι "Ενεργό" στη γραμμή της αντίστοιχης διεύθυνσης
- Οι απενεργοποιημένες διευθύνσεις δεν θα εμφανίζονται στις επιλογές κατά τη διαδικασία τιμολόγησης
- Αλλαγή Προεπιλεγμένης Διεύθυνσης:
- Ενεργοποιήστε τον διακόπτη "Προεπιλεγμένη Διεύθυνση" στη γραμμή της επιθυμητής διεύθυνσης
- Μπορείτε να έχετε μία προεπιλεγμένη διεύθυνση ανά εταιρεία
Επιπτώσεις στη Διαδικασία Τιμολόγησης
- Μόνο οι ενεργές εταιρείες θα εμφανίζονται στην επιλογή "Εταιρείας Πελάτη για Τιμολόγηση" κατά τη διαδικασία τιμολόγησης
- Μόνο οι ενεργές διευθύνσεις της επιλεγμένης εταιρείας θα εμφανίζονται στην επιλογή "Διεύθυνσης Πελάτη για Τιμολόγηση"
- Εάν έχετε ορίσει προεπιλεγμένη εταιρεία και διεύθυνση, αυτές θα επιλέγονται αυτόματα κατά την έναρξη της διαδικασίας τιμολόγησης
- Αν δεν υπάρχουν ενεργές διευθύνσεις για την επιλεγμένη εταιρεία, θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα και δεν θα μπορείτε να ολοκληρώσετε την τιμολόγηση
Συχνές Ερωτήσεις
Ε: Γιατί εμφανίζεται το μήνυμα "Δεν υπάρχουν ενεργές διευθύνσεις για την επιλεγμένη εταιρεία"?
Α: Χρειάζεται να προσθέσετε και να ενεργοποιήσετε τουλάχιστον μία διεύθυνση για την εταιρεία στην καρτέλα πελάτη, ακολουθώντας τις οδηγίες στην ενότητα "Διαχείριση Διευθύνσεων".
Ε: Πώς μπορώ να δω όλες τις τιμολογημένες αποστολές?
Α: Στα φίλτρα, επιλέξτε κατάσταση "Παραδόθηκε" αντί για "Μη τιμολογημένες".
Ε: Μπορώ να τιμολογήσω αποστολές από διαφορετικούς πελάτες μαζί?
Α: Όχι, πρέπει να επιλέξετε αποστολές του ίδιου πελάτη για κάθε τιμολόγηση.
Ε: Τι συμβαίνει αν πατήσω "Εξαγωγή σε Excel";
Α: Το σύστημα θα εξαγάγει τη λίστα των αποστολών με όλα τα στοιχεία σε αρχείο Excel για περαιτέρω επεξεργασία.
Ε: Μπορώ να προσθέσω πολλαπλές εταιρείες για τον ίδιο πελάτη;
Α: Ναι, ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλαπλές εταιρείες. Κάθε εταιρεία μπορεί να έχει τις δικές της διευθύνσεις και να τιμολογείται ξεχωριστά.
Ε: Γιατί δεν εμφανίζεται μια εταιρεία στις επιλογές τιμολόγησης;
Α: Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία είναι σημειωμένη ως "Ενεργή" στην καρτέλα πελάτη.
Σημείωση: Το παρόν εγχειρίδιο αφορά τη δοκιμαστική έκδοση του συστήματος. Για οποιαδήποτε απορία ή τεχνικό πρόβλημα, επικοινωνήστε με το τμήμα μηχανογράφησης.